שלב ההכנה הראשונית למכרז

• הרכב הקבוצה המתמודדת – בחלק מהמכרזים קיים שלב מקדים הנקרא תנאי סף (Pre-Qualification), בו מוגדרות הדרישות ההכרחיות בהן על המתמודדים במכרז לעמוד. שלב זה עשוי להיות שלב מקדים נפרד, המהווה מיון ראשוני של המתמודדים כתנאי קדם למתן אישור להתמודדות ולהגשת הצעה במכרז, או עשוי להיות כלול במסגרת המכרז, כאשר עמידת המתמודדים בתנאי הסף תיבחן לאחר הגשת ההצעות במכרז.
  
  תנאי הסף עשויים להיות תנאים כספיים (כגון, היקף מכירות מינימלי מסוים ב-3 השנים האחרונות, תזרים חיובי בשנים האחרונות, הון עצמי מסוים וכיו"ב), או תנאים תפעוליים וטכניים (כגון, ניסיון בהקמת 3 פרויקטים בתחום המבוקש בסדר גודל מסוים ב-5 השנים האחרונות, ניסיון בהפעלת פרויקטים דומים וכיו"ב).
  
  טיפ מס' 1: יש ללמוד בקפידה את דרישות תנאי הסף ולוודא מראש את עמידת הקבוצה המתמודדת בהם, גם ובפרט כאשר הגוף המתמודד מורכב ממספר חברות, וחישוב העמידה בתנאי הסף מבוצע על ידי ממוצע משוקלל של נתוני חברות הקבוצה. כפי שיוסבר בהמשך, ניתן לבקש ממפרסם המכרז בשלב הראשוני של פרסום תנאי הסף לשקול שינוי בתנאי הסף, על מנת להקל על גופים המעוניינים לגשת למכרז לעמוד בתנאי הסף.
  
  נשמע מובן מאליו?- במכרז מורכב בו ייעצתי למדינה, ניגשה קבוצה שלא עמדה בתנאי הסף, אולם להפתעתי כאשר שיניתי במעט את יחסי האחזקה הפנימיים בין חברות הקבוצה, היא יכלה לעמוד בתנאים הנדרשים. חובה לבחון היטב את הרכב הגוף המתמודד ואת תרומתן של החברות בו ליכולת העמידה של המתמודד בתנאי הסף במכרז.  

• לימוד לעומק של כל מסמכי המכרז, לרבות החוזה, מייד עם תחילתו – שלב זה הינו מהותי לצורך התמודדות מוצלחת במכרז. עיקרו מבוסס על איסוף המידע המהותי אשר פרטיו חיוניים בשלב הראשון הן לצורך הכנת שאלות הבהרה למפרסם המכרז (ראו סעיף 3), והן לצורך תכנון אופטימלי של ההצעה.
  
  טיפ מס' 2: השקיעו את המירב והמיטב בלימוד לעומק של כל מסמכי המכרז, כולל המידע הטכני והמשפטי, וסמנו את המידע החיוני לצורך היערכות נכונה להכנת ההצעה. השלכות של חוסר שליטה מספקת במידע עלולות לגרום לכם לזכות בפרויקט שיסב הפסדים רבים בעתיד.

• שלב שאלות ההבהרה – שלב חשוב לא פחות משני השלבים בסעיפים הקודמים. בכל מכרז מוקצב לאחר מועד פרסומו פרק זמן מסוים להגשת שאלות הבהרה על ידי רוכשי מסמכי המכרז, המופנות למפרסם המכרז. שלב זה נועד הן להבהרת כוונת מפרסם המכרז בנושאים שאינם ברורים דיים למתמודדים, והן לבקשת הקלות ו/או שינויים בתנאי המכרז העשויים להפוך את הפרויקט לכדאי יותר ו/או לישים עבור המתמודד. התייחסות מעמיקה ואנליטית לשלב זה והגשת שאלות/ בקשות הבהרה ממוקדות עשויה לאפשר התמודדות וזכייה במכרז לגורם אשר לולא כן הדבר לא היה מתאפשר לו.
  
  טיפ מס' 3: הקציבו זמן להכנת שאלות ובקשות הבהרה אשר יקדמו אתכם בהכנת הצעה מנצחת, וזאת בעקבות לימוד לעומק של כל מסמכי המכרז. קראו בעיון רב את שאלות שאר המתמודדים (ניתן להפיק מכך, בין היתר, מידע תחרותי) ואת התשובות שניתנו לכם ולשאר המתמודדים, המהוות לאחר פרסומן חלק ממסמכי המכרז.
  
  דוגמה לשאלות הבהרה: כאשר קיימים תנאי סף להתמודדות אשר המתמודד אינו עומד בהם בעצמו, ניתן לשאול האם ניתן לעמוד בהם באמצעות קבלני משנה. וכמובן, ניתן לבקש את בקשת ההבהרה האולטימטיבית: האם ניתן לדחות את מועד הגשת ההצעות למכרז... 

המשך הכנת ההצעה למכרז

• קשר הדוק בין כל המעורבים במכרז ובפרויקט העתידי – גם גורם זה הינו קריטי להצלחה במכרז ונדרש לאורך כל תקופת הכנת ההצעה. במכרזים רבים, בעיקר מורכבים, מעורבים אנשי מקצוע רבים, מקצועיים וטכניים בהתאם לנושא המכרז (כגון, מהנדסים, עו"ד, אנשי כספים וכלכלנים, מנהלים, גיאולוגים, מתכנני תנועה, מתכנני ערים, אנשי תוכן והפקה, אנשי פרסום וכיו"ב).
  
  טיפ מס' 4: על מנת לפעול להגשת הצעה מנצחת יש לאחד את כל הכוחות ולוודא שקיים אינטגרטור, איש מקצוע, המשלב ומקשר בין המידע הקיים בקרב כל הצדדים המעורבים ושולט בכל ההיבטים המהותיים הרלבנטיים למכרז. אנשי המקצוע המתאימים לכך ביותר, לדעתי, הם הכלכלן/ היועץ הכלכלי או מנהל המכרז (שעשויים להיות אותו אדם) אשר אליו מתנקז, בלאו-הכי, כל המידע על מנת לגבש הצעה אינטגרטיבית המשקפת את כל ההיבטים.

• נוסחת הזכייה – נוסחת הזכייה במכרז משקללת פרמטרים שונים הנדרשים מהמציע במכרז ומשקפת את החשיבות היחסית שמקנה מפרסם המכרז לפרמטרים אלו.
  
  טיפ מס' 5: לימוד נוסחת הזכייה תאפשר גיבוש אסטרטגיה מנצחת מתאימה והתאמת ההצעה.

• תמריצים במכרז – בחלק מהמכרזים מוצעים תמריצים על מנת לקבל הצעות משופרות במכרז בהקשרים שונים, כגון, הקדמת מועדי ביצוע ו/או שיפור באיכות התוצר בפרויקט. אל תחליטו מראש כי תמריץ לשיפור בהצעה במכרז אינו ישים. אומנם ייתכן שמפרסם המכרז טעה, אולם המלצתי היא, קודם כל, להניח כי התמריצים מבוססים על ביצוע עבודת מחקר מקדימה של מפרסם המכרז, וכי הינם ישימים. כמובן שככל שאתם או היועצים שלכם תכירו טוב יותר את אופן החשיבה של מפרסם המכרז ייקל עליכם להבין את האפשרויות העומדות לפניכם.
  
  טיפ מס' 6: בחנו באופן מעמיק את התמריצים המוצעים במכרז ואת אפשרותכם ליהנות מהם ולשפר את הצעתכם. במידה ולאחר בחינה מעמיקה של האפשרויות הינכם מאמינים כי התמריץ אינו ישים, מומלץ לנסות ולברר זאת מול מפרסם המכרז, גם לאחר תום שלב שאלות ההבהרה. מניסיוני, במקרים מעין אלו, ניתן לעיתים לקבל מענה והבהרת כוונות מצד מפרסם המכרז.

• המודל הפיננסי - במכרזים מורכבים נדרש מודל פיננסי מתקדם וגמיש המאפשר ביצוע מבחני רגישות לכל המשתנים המהותיים, במהירות ובקלות. מודל פיננסי כזה יאפשר לכם לבחון תרחישים שונים המשקללים בו זמנית פרמטרים רבים, ואשר בחינתם חיונית לצורך הגשת הצעה רווחית ומנצחת.
  
  טיפ מס' 7: בנו מודל פיננסי מתקדם וגמיש שיאפשר לכם בכל שלב של הכנת המכרז לבצע שינויים מהירים בהנחות הבסיס שלכם וביצוע מבחני רגישות מגוונים. ההשקעה במודל משתלמת, בין היתר, מאחר ובמידה ותזכו במכרז לפרויקט מורכב ומתמשך, המודל יוכל להמשיך ולשמש אתכם גם בתקופת ההקמה וההפעלה של הפרויקט.

• ההצעה צריכה להיות רווחית – נראה מובן מאליו? מסתבר שלא תמיד. בהקשר הזה יש לזכור כי למרות האפשרויות הבלתי מוגבלות, לכאורה, שמאפשר האקסל, השמים אינם הגבול ויש להישאר עם הרגליים על קרקע המציאות. במכרז ערוץ 2, בו הציעו המתמודדים הצעות שעלו על ההערכות המקדימות, ובהמשך הזכיינים נקלעו לקשיים (בד בבד עם שינויים שגם חלו בשוק), צוטט אחד הזכיינים באמירה לפיה הצעתם הגבוהה במכרז הושפעה, בין היתר, מכך ש"באקסל השמים הם הגבול". 
  
  טיפ מס' 8: הציעו הצעה רווחית. זכרו תמיד להישאר מחוברים למציאות על מנת לזכות רק אם הפרויקט כדאי עבורכם.

• תמחור ההצעה – פרויקטים מכילים משתנים רבים בהיבטים שונים, הן רכיבי הכנסות והן רכיבי עלויות, כפי שצוין בסעיפים הקודמים. יש לבחון היטב כי כל הפרמטרים הכלולים במכרז ובצרכיו באים לידי ביטוי בתמחור ההצעה, לרבות עלויות הכנת המכרז. ניתוחי רגישות יאפשרו לכם לבחון ולהשוות בין חלופות שונות, כגון, הפחתת עלויות משתנות בגין השקעה הונית חד פעמית גבוהה יותר וכיו"ב.
  
  טיפ מס' 9: תמחרו את כל רכיבי הפרויקט בהצעה. בצעו מבחני רגישות על מנת לבחור ולהגיש את ההצעה הכדאית ביותר.

• גמישות מחשבתית ויצירתיות – תנאי הכרחי להצלחה במכרז היא יכולת חשיבה פתוחה וגמישה. לעיתים ניתן להתגבר על מכשול שנראה, לכאורה, למתמודד במכרז כבלתי עביר, באמצעות שינוי גישה מחשבתית ופנייה לכיוון הצעה שונה מזה עליו חשב המתמודד מלכתחילה. גישה גמישה מועילה מאוד גם לאחר זכייה ובדרך אל הסגירה הפיננסית. 
  
  טיפ מס' 10: היו גמישים ויצירתיים ובחנו תמיד חלופות נוספות לצורך הגשת הצעה זוכה ורווחית.

• אחרון חביב: ביצוע ביקורת לפני הגשת ההצעה – בחנו ובדקו היטב את כל החומר המוגש על ידכם במסגרת ההצעה. זה נשמע כמעט מיותר לציין, אולם אם יש לכם הערות, ספקות, נושאים לדיון תוך כדי כתיבה, סמנו אותם בצבע זרחני בטיוטה המועברת בין מכיני ההצעה על מנת שלא תשכחו לתת להם מענה ולמחוק אותם מההצעה הסופית שתוגש. כבר ראיתי תכנית עסקית שהוגשה במכרז ובה שכח מגיש ההצעה למחוק משפט שנכתב בזו הלשון: "יש לבדוק את הנתונים".
  
  טיפ מס' 11: בצעו ביקורת לפני הגשת ההצעה, וודאו שההצעה מסודרת וכוללת את כל המסמכים הנדרשים.

ממליצה לכם לעקוב אחר הטיפים הללו במכרז הבא אליו תיגשו.

בהצלחה!